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高级秘书的十八般技艺

编辑:李娜 作者:上阪 出处:日本雅虎 添加:2011-12-15 字体:[ ] 纠错 评论

   永远优雅,永远温柔,永远……看似从容淡定、积极忙碌的秘书,实际上是有种种“秘技”在身的。

  尽快泡好茶悄声奉上!

  为来访客人上茶最起码的要求,就是无论如何都不能打扰到会谈。不要出声,不要让客人注意到有人来上茶。再者,由于会面时间长短因人而异,所以要尽快上茶。来访客人人数较多时,要用大个儿茶壶或是多个茶壶,一下子沏好。

  迅速找出主客

  来访客人不一定总是一位。多位客人来访时,必须先找出哪一位人物是当日的主客,以便请到上座。走在最前面的人不一定是主客,而从电梯里最先走出来的,往往是主客。若这样还不能分辨出来,就要通过感受周围的气氛找出来。

  说话要稳重、不要高声,对方能听到即可

  原本需要高声讲话的场合,也要注意使用低声调。这样做的理由是,低沉的声音听起来更显稳重。然而过于稳重,会让人觉得“言”过其实。

  选择高跟鞋,因为穿高跟鞋走起路来比较好看

  鞋子最起码要有7cm的鞋跟。这样不仅腿看起来好看,走路的姿势也会好看一些。经常听人说,穿高跟鞋活动不太灵便,然而反过来,或许正是因为意识到自己穿着高跟鞋,行为举止才自然而然就镇定自若。

  早上一上班,首先整理主管办公室

  上班后,首先要检查所负责的主管的办公室。检查空调有没有开,垃圾有没有倒,有没有可疑的事情发生等等,整理好主管的工作环境。如果注意到什么事,一定要汇报。

  每天早上要到相关主页查看人事信息

  查看报纸的讣告栏,经常作为秘书的一项重要工作被列举出来。事实上,喜庆之事也同样不能漏看,尤其是人事晋升。尽管调动信息可能会刊登在报纸上,然而对于公司来说,人事调整期不尽相同,因而每天都要到主要客户及有合作关系企业的主页,查看人事信息。

  不能说“没有时间”,时间可以筹措出来

  有时候必须要在已经安排好的预约中插进一个预约,这种情况下要检查一下可以中途取消的预约。实际上有些场合,中途取消也没问题。说“实在是太忙了,不得不拒绝您”之前,千方百计筹措时间,才是优秀的秘书。

  “拒绝方式”考验秘书的实力

  偶尔会有必须推掉的日程。这种情况下,拒绝方式也是一门技术。比如说主管到国外出差尚未回国,或是目前正处于业务繁忙期希望错开时间等,能如此发挥绝妙的调节能力,不给对方留下坏印象也是很关键的。

  是自己在动员主管工作,怀着如此的气概挑战职责

  当然是有主管的指示,才能展开工作。然而怀着“被动工作”的感觉,是做不好工作的。如果总是处于被动立场,无论如何努力,都容易被巨量的工作牵着鼻子走。所以要转换认识,认识到自己的立场是全力支持主管的工作,不能有任何差错。这样想的话,很多事情都能自己做出判断,自己行动。

  常存谦虚二字

  秘书的工作,往往很容易被看做狗仗人势。心中要常存“谦虚”二字,要重视来自周围人士的“客观意见”。

  询问聚餐地点时,要主动提出建议

  从提议聚餐到决定聚餐地点,都是秘书的重要工作。询问聚餐客人的要求时,要先提出建议,问出对方忌讳的东西。

  聚餐地,不仅要味美,还要方便上下车

  聚餐最重要的当然是口味。其次,气氛啊、座位的位置、客人的社会阶层等也需要核查。为此,事先亲自跑一趟是很有必要的。聚餐时容易忽略的一点是上下车的问题。是否有场地供司机停车等待,从店里出来后是否能立即上车等,要检查上下车是否方便。

  主管有倦容时要大胆指出来

  主管的健康检查,事实上也是秘书的重要工作。不过没必要把这当成一件难做的事。每天都注意一下主管的脸色,就能发现变化。如果主管现出倦容,要敢于指出来。

  检查主管的仪表,看是否有“主管的样子”

  人对领带和西服的口味不同,这些当然由主管自己斟酌决定。但是像后颈发际的头发长过衬衣领等自身不太容易注意到的事,就要指出来。

  要坚忍不拔

  优秀主管的共同点,就是坚忍不拔。而同样的,坚忍不拔对于秘书来说也是重要的关键词。为了工作时能始终精力集中,平时也必须要好好锻炼身体。

(责任编辑:李娜 纠错)

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